课 程

广西艾盛市场部

 一、公文介绍

 二、常用公文写作要领

 1、请示的写法

 2、通知的写法

 3、通报的写法

 4、报告的写法

 5、函的写法

 6、会议纪要的写法

 三、公文写作的总体要求与存在的问题

 四、公文写作解决方案

➢ 公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行

政管理，具有法定效力和规范体式的文书。

➢ 公文具有：政策性和权威性、规范性和约束性、针

对性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性五

大特点。

➢ 公文的作用：

1、指导工作，传达意图

2、联系工作，交流情况

3、请示工作，答复问题

4、总结工作，推广经验

5、记载工作，积累史料

1、实事求是原则

➢ 发文要务实，要根据实际需要发文

➢ 办文要切实，要细化办文规范

➢ 拟文要朴实，文字要简炼精确

2、准确规范原则

➢ 认真把好公文的质量关

➢ 认真把好公文的程序关

➢ 认真把好公文出入关

3、精简高效原则

➢ 坚持少而精的标准

➢ 坚持快而好标准

4、安全保密原则

➢ 确保公文使用和传递安全

➢ 确保公文保管安全

➢ 确保公文销毁安全

公文是企业实现管理职能的重要途径

公文是体现企业形象的重要手段

公文是员工履行岗位职责的重要工具

公文是衡量员工综合素质的重要标尺

➢种类：决议、命令、决定、公报、公告、通告、

通知、通报、报告、意见、请示、批复、议案、

函、会议记要共15个文种

➢行文规则

上行文——下级单位向上级单位的发文

如：请示、报告等

平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文

如：通知、函等

下行文——上级单位向下级单位的发文

如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、

批复等

一、请示的写法

请示：下级向上级请求指示、批准（上行文）。

➢ 请示的结构

１、标题：（１）事由＋文种

（例：关于***的请示）

（２）发文机关名称+事由+文种

（例：广西艾盛关于***的请示）

２、主体：

（１）请示的原因：

（２）请示的事项：

（３）提出处理意见

陈述情况，阐述理由，讲情必要

性和可能性，最后用“为此，请

示如下”

。

写明请示要求，请示事项要写的

具体、明确、条项清楚，如请求

物资要写明品名、规格、数量，

请求资金要写明金额。

3、结尾：

应另起段，多用“妥否，请批示”，

“上述意见，是否妥当，请指示”。

“特此请示，请予批准”，“以上请求，

请予审批”，“以上请示，请予批复”，

“以上请示，如无不妥，请批转各部门

执行”等语。

➢ 请示应注意的事项

1、“理由”部分简明扼要

2、主要内容在正文中表述

3、要有倾向性意见，且具可操作性

4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应

5、送往政府部门的请示要注

明联系人和联系电话

6、请示和报告有本质上的区别

案例

山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司

关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示

能源投资开发有限公司：

为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施

工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月

以上。

妥否，请批示。

山西煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司

2015年5月16日

 办公会请示格式：主管领导批示：

 关于××××的请示

 XX领导：

 ××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××

××××。

 此文是否提交院办公会讨论，请指示。

 XX公司××部

 ×年×月×日

➢通知：适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，

转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办

理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。

➢通知的分类：

1、批转性通知 2、转发性通知 3、印发性通知

4、指示性通知 5、一般性通知 6、事务性通知

7、会议性通知 8、任免性通知

➢主要特点

1、适用范围广、适用性强、形式灵活

2、适用频率高

3、专项性强

一、标题：制发机关＋事由＋通知

二、正文：

✓ 通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“

为了解决×××的问题，经××批准，现将××，具

体规定通知如下。

✓ 通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾（三种写法）

✓ 意尽言止，不单写结束语。

✓ 在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡

语，结尾可用“特此通知”结尾。

✓ 再次明确主题的段落描写

山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司公司

关于转发集团公司《关于厉行节俭反对浪费的六条规定》的

通 知

各煤业公司，机关各部室：

为积极贯彻中央《八项规定》、《六项禁令》，以及省委、省

政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定《关于厉行

节俭反对浪费的六条规定》，现转发你们，请认真学习贯彻，严

格遵照执行。

山西煤炭运销集团能源投资开发有限公司

2014年3月25日

 通知格式：（指示性通知）

 北京积水潭医院关于××××××的通知

 各科室：

 ××××××××××××××××××××××××××××××

××

 ×××××××××××××××××××××××××××。

 北京积水潭医院

 二○○五年三月十日

 通知格式：（会议性通知）

 关于×××××××××××××××会议的通知

 各职能处室：

 定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

 会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

 参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

 会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

 会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

 有关事宜（一）

××××××××××××××××××××××××××××。

 （二）××××××××××××××××××××××××××××。

 （三）×××××××××××。

 联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

 北京积水潭医院

 ××××年×月×日

三、通报的写法

通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。

通报常用的两种类型

1、表彰性通报

2、批评性通报

➢通报的格式

1、标题：事由＋文种

2、主送部门

3、正文：开头＋主体＋结尾

➢通报应具备的几个要素

1、引言部分

2、事实部分

3、分析处理部分

4、号召要求部分

➢报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，

答复上级机关的询问。

➢特点：

1、广泛性，适用范围广泛

2、陈述性，内容以陈述为主

3、单向性，下级机关向上级机关单向文

4、事后性，“事前请示、事后报告”

✓ 汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训

，今后打算，上级交办的事项完成情况等；

✓ 反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等；

✓ 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。

➢结构

标题+主送机关+正文+落款+成文日期

1、标题：发文机关+事由+文种

主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务

主管部门。

2、正文：

◆发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。直陈其事

，把情况及前因、后果写清楚。

◆报告事项：

① 汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，

上级交办的事项的完成情况，进度等；

② 反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和

建议等；

③ 答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。

3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结

 报告格式：（建议报告）

 关于××××××的报告

 院领导：

 根据

××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××现将主要情况报

告如下：

 一、

×××××××××××××××××××××××××××××。

 二、××××××××××××××××××。

 以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

 北京积水潭医院××处

 ××××年×月×日

 报告格式：（情况报告）

 关于××××××的报告

 根据

××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下

：

 ××××××××××××××××××××××××××××××

××针对××××××，提出以下建议：一、

×××××××××××××××××××。二、

×××××××××××××××××××。

 北京积水潭医院××处

 ××××年×月×日

五、函的写法

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答

复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。

适用范围及分类：

１、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）

２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）

３、询问或答复问题 （问答函）

函的格式

1、标题：事由＋文种

“**公司关于调用办公物资的联系函”

2、函件编号（部门+年份+数字 ）

3、正文：开头＋主体＋结尾

函的要求

1、对于同级单位，大胆用函。

2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气

和结尾方式。

3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编

号（如：贵公司******号函已收悉，现答复如下）。

 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要

求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个工程内容。

 1、标题。公函的标题一般有两种形式。（发文机关名称+事由+文种；

事由+文种）

 2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称

或者标准化简称，其后用冒号。

（二）正文。其构造一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

 1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、

原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函

复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的

标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

 2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内

容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问

题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需

要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项

的针对性和明确性。



函的格式

 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解

决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门

批准等。

 （四）结语。不同类型的函结语有别。

 只是告知对方事项而不必对方回复（“特此函告”、“特此函达”

）

 若是要求对方复函（“盼复”、“望函复”、“请即复函”）

 请批函（“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”）

 复函（“特此复函”、“特此回复”、“此复”）

 不写结语（“此致”、“敬礼”）

 （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。



函的格式

 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把

握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，

都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难

，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，那么要

注意行文的针对性，答复的明确性。

 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应

该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函

件，以保证公务等活动的正常进展。

撰写函件应注意的问题

➢ 案例：

****公司

关于对新员工开展技能培训的商洽函

编号：DC2012001

****大学：

我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对

新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校

培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：

一、培训内容：物探勘查基本知识

二、培训时间：定于2012年9月10日—12日，训期3天。

三、培训地点：*****公司办公楼三层会议室。

联系人：***公司

联系电话：0351-51***** 136********（*经理）

特此函询，盼尽速回音。

2013年4月10日

 关于XXXXXXXXXXXXXXXX的函

 XXXXXXX：

 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(去函原因：要充分)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(去函事项：要明确)

 盼予函复

 附件：XXXXXXXXXX

 XXXXXXXXXXXXX公司

 XXXX年X月X日

 关于XXXXXXXXXXXXXX的复函

 XXXXXXX：

 我公司于XXXX年XX月XX日收到贵单位发给的《关于XXXXXXXX的函》。

在函中要求我公司XXXXXXXX。

 现我公司做出的回复如下：

 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

 特此函复

 XXXXXXXXXXXXXX公司

 XXXX年X月X日

 关于商请计算机学院

 开办办公室自动化培训班的函

 计算机学院：

 为了进一步提高我公司办公室人员的自动化办

公能力，推进业务发展，公司拟请贵学院开设办公

室自动化培训班。对我公司的办公室人员进行系统

的办公自动化培训。代培费由公司按学院规定拨付

。

 特此函达。

 宏远公司（印章）

 2007年3月12日



 （附注：联系人：××× 联系电话：

×××××××）

 公司更名

 公司更名通知函：

 由于公司发展需要，“A技有限公司名称”从xxxx年xx月xx日起

变更登记为“B科技有限公司”，届时原公司“A科技有限公司”的

全部业务由“B科技有限公司”继续经营，原公司的所有债权债务由B

科技有限公司承继，原公司签订的合同继续有效。

 即日起，公司所有对内及对外文件、资料、开据发票，账号，税

号等全部使用新公司名称。

 特此通知！

 如若给您造成不便，我们深表歉意,敬请谅解！您的需要就是我们

的动力。感谢您一直以来对我们的不懈支持与厚爱，B科技有限公司

全体同仁将在社会各界朋友的关心和支持下同心同德、同甘共苦、共

同努力把工作做到最好，我们相信B科技有限公司的事业一定能够更

加鼎盛辉煌！同时也希望能成为您最佳的合作伙伴！

 B公司

 xxxx年xx月xx日

六、会议纪要的写法

➢会议纪要：用于记载会议主要情况和议定

事项

➢标题：主要反映会议的性质和范畴。

1、会议名称+会议纪要（例行会议）

如: **公司月度总结会会议纪要

2、关于***问题+会议纪要（专项会议）

如: 关于协调**公司开业庆典事宜

的会议纪要

➢导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般

包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记

录和主要内容等。

**公司月度总结会会议纪要

时 间：**年*月*日下午14：30分

地 点：公司办公楼一层会议室

主 持：***

出 席：*** *** *** *** *** ***

缺 席：*** ***

记 录：***

主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安

排。详细如下：

➢主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事

项。

1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，

做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。

2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，

一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。

3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、

“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议

指出”、 “会议强调”等。

4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。

5、会议纪要没有落款。

1、正确选用文种，体式规范

2、标题准确反映全文的主题

3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了

4、简明扼要，直书不曲

5、表述紧凑严密

6、用语庄重平实

7、概念稳定

8、用语要礼貌得体

9、正确运用标点符号

10、准确计算

（一） 语言重复、啰嗦

➢ 经公司领导批准同意

➢ 2016年5月25日~5月31日 下午18：45分

➢ 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事

故后，立即----。

➢ 工作人员24小时夜以继日轮班作业。

➢ ………

（二） 词序、语序不当

关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土

供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施

工单位发文，限期要求解决。

修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、

混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给

相关施工单位发文，要求限期解决。

 ****工程是***市委、市政府及广大市民备受关

注的大型市政工程。

修改：****工程是备受***市委、市政府及广大

市民关注的大型市政工程。

（三）词义混淆

制定

制订

词义：制定——制作、定出。公文中习惯用在较大

场合。

举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面

进入小康社会的总任务和政治路线。

词义：制订——制作、订立。公文中习惯用于具体

规章制度的订立。

举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。

 和

 与

 或

词义：和——表示两者都是，是并列关系。

与——表示两者对立，是平等关系。

或——表示两者其一，是选择关系。

举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫

夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公

司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司

或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。

（四）词语搭配不当

 借阅人必须履行档案借阅登记制度

分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意

修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度

 为杜绝管理漏洞

分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词

修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生

 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为

分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却

是本地青年所为。

修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当

地环境的本地青年所为