BPM-会议室系统操作手册

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编写：魏佳文 日期：04.07/20

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批准： 日期：

受控状态： 是

发布版次：1.0 日期：04.07/20

编写部门：行政管理部

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目录

一、 概述 ............................................................................................................................................... 3

二、 预约会议 ....................................................................................................................................... 3

三、 我的会议 ....................................................................................................................................... 7

1. 我预约的会议......................................................................................................................... 8

2. 受邀会议............................................................................................................................... 10

3. 我发出的邀请....................................................................................................................... 11

四、 预订资源 ......................................................................................................................................12

1. 会议列表............................................................................................................................... 12

2. 会议日历/周历/月历 ........................................................................................................... 13

3. 预订周期会议....................................................................................................................... 14

五、 移动端会议室操作说明 ..............................................................................................................16

1. 会议预约............................................................................................................................... 16

2. 预约信息查看/编辑............................................................................................................. 17

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一、概述

登录 BPM 后，在 BPM 系统顶部功能栏选择“会议室系统”模块，对于顶部功能栏模块内容

较多的用户，需要打开“更多”查找“会议室系统”模块，点击即可进入会议室管理模块。

二、预约会议

会议室预订途径：

1、点击“我的会议”，进入“我预约的会议”页面。点击左下角“预订会议室”按钮；

2、点击“预订资源”，进入“会议列表”页面，点击左下角“预订会议室”按钮；

3、点击“预订资源”，进入“会议日历”、“会议周历”或“会议月历”页面，点击选择对

应日期及时间段，在弹出框中填写预约信息，完成预约；

4、打开 APP，点击“会议室系统”图标，进入会议室系统预约

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通过鼠标选择空白位置的会议室空闲时段，点击框选住相应时间段即可发起该时间段会议室预

定。

空白位置即空闲可预约时间段，有对应色块内容的是已被预约的时间段。将鼠标放置在对应色

块上，可查看会议预约的基本信息。

将鼠标放置在日历的会议标题位置，可查看会议室详情信息。

会议室日历视图

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在发起的快速预定视图中填写相应会议要素。

注意：当员工 A 替员工 B 预约会议时，建议主持人填写员工 B。这样在数据分析时或对应邮

件通知时信息将更加直观。

快速预定视图

在选择参会人时可以直接搜索，也可以手动选择并确定。

选择参会人界面

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下滑至最下方发起预定即可完成预订。

立即预定界面

在会议室周历、月历界面中也可使用该方法进行预定。

会议室周历视图

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外部受邀人员接受邮件样式 本公司参会人、主持人接受邮件样式

三、我的会议

“我的会议”菜单包含我预约的会议、受邀会议、我发出的邀请三个页面，三个页面均为与我

有关的会议预约数据查询。

下面将会分别对三个页面进行介绍：

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1. 我预约的会议

默认页面-我预约的会议

本界面为进入到会议室系统中后的默认界面，界面中可以显示“我预约”的所有会议列表与详

情。包括：会议主题、会议时间、会议室、所在位置、预定人、主持人以及更多操作。

在更多操作栏，可以选择“铅笔”图标编辑该会议状态；也可选择“垃圾桶”图标删除该会

议。

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编辑会议预约信息

取消会议预约

同时也可使用页面下方的预定会议室进行会议预定和批量取消会议。会议预定将在预订资源模

块详细介绍。

批量取消会议是指对我预约的会议进行批量删除，需要注意的是，对于已经过了预约时间的会

议是不允许取消的。

我预约的会议-批量取消会议

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删除失败提示信息

2. 受邀会议

受邀会议页面

受邀会议页面展示的内容为邀请我参加的会议信息列表。

在本页面可以进行受邀会议的开始/结束时间及会议室查询，对于状态为“未回复”的预约数

据，需要受邀人登录 outlook 查收会议邀请邮件，并在邮件中做出反馈。

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3. 我发出的邀请

我发出的邀请页面可查看我发出的会议邀请的接受状态。点击“查看“按钮可查看会议邀请详

情及当前受邀人的反馈状态

查看详情弹出框

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四、预订资源

在预订资源模块可以以列表或日历/周历/月历的形式对全员会议预约情况进行查看，并可以根

据所展示的会议室空闲时间进行更直观的会议预约。

1. 会议列表

会议列表页面

会议列表中可查看全员预订的所有会议，同时可编辑/删除预订的所有会议。（注意：一般用

户只可编辑/删除自有创建会议，全员预约信息的编辑/删除操作需要管理员权限。两种操作仅

限在会议预约的时间段时间之前进行操作，已经过了预约时间的不能再编辑/删除）

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2. 会议日历/周历/月历

会议日历

会议周历

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会议月历

会议日历、周历和月历展示内容均为全员的预约信息。将鼠标放在预约色块上，会展示会议的

时间、预约人等信息，日历中可以通过右上角的时间选项个性化设置需要查看的日期；周历页

面顶部可以选择查看的工作周及会议室；月历页面顶部可以选择要查看的年份及月份，以及会

议室。

周历及月历的会议室筛选项可以多选，所选择的内容即使刷新本页面或离开本页面，再次进入

时也可以查看当时所选定的会议室，使用户操作更加便利。

3. 预订周期会议

会议系统预定周期性会议时，注意要先选择会议开始日期、会议时间、预定模式、预定次数、

重复策略。然后点击查询会议室，查询符合条件的会议室。

由于有的会议室规定只能预订最长 1 周后的会议，因此需要较远时间的会议时，可能会产生预

约失败的情况。

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其他会议要素填写方法同快速预订。

周期会议查询

查询完毕后，选择符合条件的会议室发起预定即可。

周期会议查询结果

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五、移动端会议室操作说明

1. 会议预约

 点击工作台中的会议室系统模块，进入会议室列表：

i. 顶部提供会议室所在城市、区域的筛选（此内容无需调整，默认展示全部会议室）；

ii. 在日历中可以点击选择需要查看的日期，点击向下箭头可展开日历；

iii. 会议室列表中，当前会议室预约情况会以多色时间条的形式快捷展示当天该会议室预

约情况。点击会议室进入当前会议室的会议室日历，可查看该会议室当天具体预约情

况，选择空白区域，滑动可选择多个时间段，选中后，点击底部“预定”按钮，即可

输入会议预约信息；

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iv. 顶部为会议室主题，点击开始/结束时间色块可修改时间，参会人员可通过搜索添加

多人，外部人员为需要发邮件通知的非本公司邮箱人员，完善基本信息后点击提交即

可完成会议预约

2. 预约信息查看/编辑

 我预约的会议/受邀会议查看

i. 点击“会议室系统”模块，进入会议室列表，点击底部“我的”，查看我预约的

会议及我受邀的会议信息

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ii. 点击“我的”，进入 APP 我的信息配置页，点击“我预约的会议室”可以查看我

预约的会议和我受邀的会议信息

 我预约的会议信息编辑

未到开始时间的我预约的会议可以进行编辑，可在查看页面点击“编辑”，进行修改编辑