新人指引手册

-新型健康产业的领跑者-共同奋斗 共享成功

Welcome aboard !

F I R S T U N I O N

欢迎您的加入。

这是人力资源管理与服务中心为您准备的新人指引手册。

您可以通过此指引手册快速了解公司基本情况，企业文化，人力行政、

财务IT等多方面的知识。

仔细阅读本指引将帮助您更好地适应新的环境，有条不紊地开展工作。

手册所载内容，在实施的过程中，将根据实际情况不断修改、完善。

如果您有更好的建议，欢迎随时向人力资源管理与服务中心反馈，我

们期待与您一起做得更好！

人力资源管理与服务中心制

F I R S T U N I O N

迎

欢迎您加入合元集团，加入了这个积极向上的大家庭。从现在开始，

我们将相互理解，彼此尊重，并肩携手，一起共度在合元工作的美好岁

月。这种尊重、理解和信任是我们愉快地进行共同奋斗的桥梁和纽带。

希望在诚信、合作、奋斗和共赢的氛围中，您能快乐地度过在合元工作

的每一天。我们期待着您为合元的发展注入新的活力、谱写新的篇章。

合元集团秉承“共同奋斗、共享成功”的核心理念，致力于为努力拼

博的企业员工打造一个成长和成功的广阔事业平台。正直诚信、尽职尽

责、积极工作的员工是公司最宝贵的财富。我们愿意并能够为有志之士

提供一个展现自我绽放激情的广阔舞台。

董事长：李永海

手写签名

欢 辞

目录

CATALOG

CATALOG

关于合元

About us

集团简介 / 使命愿景 /文化理念 / 人才理念/

01

生活指南

OUR PRODUCTS

入住宿舍 / 通勤班车 / 停车月卡 / 行政稽核/

办公区管理/ 文体活动/

03

办公指引

OUR PRODUCTS

入职流程 / HR知识 / 财务知识/ IT安全与规范

常用联系人/ 财务报销

02

F I R S T U N I O N

About us 关于合元

拥有

高学历研发队伍

240+

每年保持

高比例研发投入

10%

公司已累计

获得授权专利2182项

2182+

服务于全球

200多个电子烟品牌

200+

F I R S T U N I O N

合元集团成立于2004年，总部位于中国深圳，是全球领先的电子雾化设备一

站式解决方案供应商。目前在深圳及中山拥有3个生产基地，4000多名员工，在美

国、英国、加拿大、中国建有4个顶级实验室。公司与世界前6大烟草商都有建立战

略合作伙伴关系, 同时也服务于全球50多个国家的200多个电子烟品牌。

合元集团作为世界一流的电子雾化设备制造商，通过了ISO 9001、ISO

13485、 ISO 14001、OHSAS 18001、QC08000、GMP和FDA的多重认证和

审核，从原材料供应、组装、测试，包装到仓储和分销的整个过程均符合国际标准。

截至2022年8月，公司已申请专利3385件，已授权专利2182件。从产品设

计、高科技研发，到知识产权保护，合元集团每年都因其卓越的成就而被授予十多

个奖项，是国家高新技术企业、广东省知识产权示范企业等，并且是电子雾化行业

首家拥有博士后创新实践基地的企业。

合元集团自主拥有先进的电子烟研发中心，有超过400人的研发队伍，每年的

研发投入达到年销售额的10%，专注于研发更多满足客户需求的电子烟产品。集团

坚持差异化发展战略，以技术创新为支点，整合系统的优势资源，凭借“互联网+”和

“智能化应用”双引擎，与时俱进、不断提升。

集团主要业务线包括雾化业务（液体雾化烟业务、海外HNB业务）、中国

HNB业务（基于国内市场监管及与中烟合作的特殊性）、生物医药大健康业务。三

条业务线均以独立法人的形式分立经营，在研发和营销领域形成各自的相对优势和

产品矩阵，未来会结合资本市场节奏，适时启动资产证券化进程。

集团简介

COMPANY

INTRODUCTION

F I R S T U N I O N

F I R S T U N I O N

成为新型健康产业的领跑者

发展雾化科技 引领健康生活

客户至上 正直诚信

求真务实 锐意创新

反思自省 持续变革

艰苦奋斗 厉行节约

求同存异 合作共赢

我们的愿景 VISION

我们的使命 MISSION

我们的价值观 VALUE

我们的经营理念 IDEAS

共同奋斗 共享成功

F I R S T U N I O N

BUSINESS 办公指引

BUSINESS 办公指引

F I R S T U N I O N

HUMAN

RESOURSE

办理入职

提交入职材料：身份证复印件、

体检报告等相关证明材料

签订劳动合同及相应文件

领取工牌&办公用品

熟悉公司环

境和制度

认识部门同事

熟悉公司环境

了解制度

新员工培训

入职一个月内

参与集训并通过考核

试用期管理

导师制：与导师确认试用期工作规划

并通过OA提交每月辅导总结

转正

试用期总结

直接负责人发起转正流程

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登陆网址：电脑桌面应用

共用账户，部门统一分配

SAP ERP / SAP HCM

头像请使用正面职业照/生活照

功能：日常通讯交流，移动办公平台

会议室预定，公告宣传发布，工作台各

通道快捷入口

企业微信

功能：企业内部邮箱，开通后需按统一

格式设置个人签名

outlook邮箱

网址：

http://kms.chinafirstunion.com

功能：知识管理系统，受控文件，规章制

度、岗位应知应会等资料文件

初始账号：工号 密码：1

KMS系统

登录网址：http://oa.hy.com

功能：常用流程管理、财务报销，加班申请，

IT报销等

初始账号：工号

密码：hy+入职日期（如hy0901）

OA系统

注：公司电脑IE默认首页为KMS系统和OA

入口，登录进入后，在搜索栏内输入相应制

度名称即可搜索查阅。

常用系统平台

F I R S T U N I O N

• 1-使用企业微信打卡需连接公司WIFI（账户： heyuan，密码：88888888）。

•2-所有职员都要在指定区域并依各班段有效打卡范围内打上、下班卡，每天两次打卡！

•3-不得授意他人代打卡或代他人打卡，不得虚报出勤。

•正常签卡：因特殊原因（不可抗因素）未打卡，由相关人员确认后可申请正常签卡。

•异常签卡：因忘记打卡导致考勤异常需根据门禁刷卡记录或在同事证实下进行申请补

签卡。异常签卡将有严格的计扣方式，请谨慎签卡。

连接公司WiFi 企微工作台

—打卡 拍照人脸核对

•迟到：在规定的上班时间推迟30分钟内（含）到岗视为迟到。

•早退：在规定的下班时间提前30分钟内（含）离岗视为早退。

【考勤管理查阅路径：KMS系统-《FU.HR.S.003 考勤管理制度Attendance Management

System》】

考勤 管理

如何打卡

未按要求打卡怎么办

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>>身份标识

职员上班区域正确佩戴工牌，以区分公司职员和外来客户

>>作为门禁卡

进出公司办公区域，请刷门禁卡，门禁卡数据同时为签卡依据。

（公共区域门禁权限外，其他区域门禁权限的开通，需走OA流

程《XZ10-门禁权限申请流程》申请开通。）

>>作为就餐卡

塘尾厂及安托山厂就餐可刷工牌，餐费直接从当月工资中扣除

注：工牌如丢失或损坏，可走OA流程《XZ04-ID卡新增/补办申请发放流程》发起补办，需支

付工本费20RMB。如忘带工牌，可在前台申请临时卡作为门禁卡使用。

职员通用上班班次

工牌使用

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职员周末/休息日因工作原因加班，可申请1:1工时调休

职员法定节假日因工作原因加班，可申请1:2工时调休

周末/休息日/法定节假日加班需于OA提交加班流程审批通过方可加班

【加班/调休管理查阅路径：KMS系统-《FU.HR.S.016 职员加班管理制度》】和《FU.HR.S.013 假

期管理制度》

正常工作日加班超凌晨00：00且加班总小时≥4小时≤8小时的，可按实际加班小时数申

请调休，平日晚上加班总小时数≥8小时的，调休时数最高不得超出8小时。

因公连续出差到境外，满30天即可申请1天调休，满60天可申请2天，以此类推（连续出

差境外小于30天不可申请调休）。

工作日晚上加班达19：30

之后下班的职员可享受加

班餐补10元，每月随工资

自动发放。

加班餐补

正常工作日晚上加班期间，职员可

于19点15分至各厂区休息室免费

享受加班点心；加班超21：00以后

可于19：30前报备行政行政管理与服

务中心，享受免费夜宵。

加班餐点 绩效奖励

正常工作日晚上加班至21：00

后下班的，使用企业微信—工

作台—19.滴滴打车，无法使用

的情况下可选择自行乘车，交

通费用可向公司申请实报实销。

免费打车

月度实际总加班工时＞50小

时，超出50小时外的工时可

享受加班绩效奖励。

加班 管理

假期加班调休

工作日加班调休

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职员外出需在OA填报《KQ06-职员外出申请流程》，由部门负责

人审批后方可外出。

智慧外勤使用者，须在智慧外勤填报《外出申请流程》。

机票预订：在OA填报《ZJB01-出差机票/车票预订流程》。

国内机票提前至少3个工作日预订，国际机票提前至少7个工作日预

订。注：若需要退/改签，须在OA填报《ZJB02-退/改签流程》。

其他车票及酒店预订：火车票/汽车票/船票以及酒店，由个人根据

标准自行预订。

通过“外出打卡”记录出差时间，差旅天数>1天时，需要通过每天进

行“两次外出打卡”来进行记录。

各级职员须参照制度规定的相关标准选择出行工具和预订酒店，超

出标准会导致无法报销或仅能部分报销。

外出实际开始时和结束时需在“企业微信- 打卡-外出打卡”进行两次

打卡，方可记录实际时间。

智慧外勤使用者差旅天数＞1天时，每天的加班情况须在OA填报

《KQ07-职员加班申请流程》。

A 外出申请填报

B 交通工具&酒店预订

C 外出/差旅打卡

差 旅 管 理

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• 文件加密

公司电脑文件均加密处理，外发文件需申请解密，否则对方无法查看！

• 软件安全

公司电脑已经为大家安装好必备办公软件，如需安装其他软件，需走OA

《QX04-软件安装申请流程》流程审批，未经允许，不得擅自随意下载安装软件。

• 外邮&外网

outlook邮箱仅内部使用，如需开通外邮权限需走OA《QX13-外部邮箱申请流

程》申请审批；如需外网权限请走OA《QX07-外网访问权限申请流程》申请开

通。

职员工位统一配备台式电脑，9级及以上员工可申请笔记本电脑办公。

座机电话默认仅允许拨打内线（直接拨分机号）和深圳市号码（拨

9+电话号码）。如因办公需要需开通长途，可在OA填报《QX01-

电话号码新增/变更申请流程》。

联通手机卡原则上向9级以上职员等工作性质相关部门岗位职员配置，

在OA走手机卡申请领用流程即可。其他部门人员因工作需要，可在OA

填报《GH01-手机卡申请领用流程》并详细说明申请原因，管委会审批

通过后发放。

IT权限与安全

F I R S T U N I O N

外部学习资源平台。内含

2000+精品课程可供日常

学习。职员每月需完成 2

小时的学习，内容不限，时

长每月清零不累积。最终与

个人年度绩效、晋升挂钩。

量见云课堂

内部学习平台。2022年4

月正式上线，主要用于公司

内部培训项目开展，讲师管

理、内部学习资源沉淀分享

等。

合元云学堂

登陆网址：

https://firstunion.yunxuetang.cn

账号：工号 初始密码：123456

登录自动激活

登陆网址：

https://pc.lzdxedu.com

账号：工号 初始密码：Heyuan123456

通常入职两周内开通

学 习 与 发 展

量见·云课程

合元·云学堂

F I R S T U N I O N

☉ 试用期内职员不参与比例分配，但需提交《职员月度/季度业绩考核表》，（当月15 日

前入职当月提供， 15 日之后入职当月可不提供，次月提供）

☉ 绩效结果查询：月薪职员可通过【企业微信工作台】-【14职员绩效查询】，自行查询月

度、季度及年度的绩效考核结果。

部门负责人

审核

【绩效管理查阅路径：KMS系统-《FU.AD.S.009 职员绩效考核管理制度》】

绩 效 管 理

个人绩效账户：工号

初始密码：hy工号

绩效考核周期

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如有工作需要，您可以通过【企业微信工作台】-【05简简行政助手】预定合适的会议室，

并可以指定/抄送给其他同事。

会议室预定

当您是会议责任人时，请通知相关成员参加会议并确保在会议结束后关闭电源并将会议室

恢复原貌。

当您收到简简行政助手的会议通知，请务必按时参加并签到。人力资源管理服务中心会负

责日常会议稽核，邮件通报确认，未按要求参加会议或未履行会议相关职责，将对绩效奖

金作乐捐处理。

会议稽核

会 议 室 管 理

财务报销流程

【会议管理查阅路径：KMS系统-《FU.GM.S.003 会议管理制度》】

公司发票信息

公司发票信息可通过【企业微信工作台】-【发票信息】查阅。

【财务相关报销制度查阅路径：KMS系统-《FU.FN.S.001 费用报销与借支管理办法】和

《FU.FN.S.002 差旅费报销制度》

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合 元 职 场

TIPs>> •公司内部提倡平等交流，请避免在公司办公邮件中使用“领导”、“上级”等字眼。

公司内工程师氛围浓厚，称呼工程师很少出错。

•每位新员工都会配备导师，帮助您适应公司，上手工作。

•……

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人力资源管理与服务中心

项目 姓名 联系方式

考勤

星航总部 梁观莲 15728830252

塘尾厂 陈微微 15889414289

安托山厂 疏红 18375380907

会议稽核 黄晓芳 13250050558

五险一金 黄思静 15814643283

人才引进 钟国琼 15815596457

公司实行“工资保密制度”，如需查询试用期或转正后的工资。

9级以下职员，请咨询李晓平，电话：13652356889。

9级以上职员，请咨询总经办秘书叶莲，电话：18589005114。

财务管控与运营服务中心

财务报销 粟诗倩 18175959008

出纳 梁秀英 18565843732

常见问题对接人

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数字化生产力服务中心

项目 姓名 联系方式

网络运维/派车系统（星航） 杨祝智 18565868736

网络运维（塘尾/安托山厂） 刘少华 18682445051

知识管理系统 张涛 13828718350

SAP系统 赖燕 18576488310

OA/SRM系统/企业微信/智慧外勤 左兴宝 13651429276

MES系统 张立 18680664224

PLM系统/下单系统 刘伟 18098976220

行政管理与服务中心

项目 姓名 联系方式

通勤车/其他用车申请 颜昌伟 18589083218

私车公用报销 刘洁 18589083306

塘尾厂宿舍4-8级入住 苗芳狭 19868111210

塘尾厂宿舍——9级及以上入住 杨滔 18319013661

安托山宿舍 杨桂林 15118136021

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LIVELIHOOD行政生活

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办理入住：工作日17：00前联系宿舍联系人，自行携带大件行李或床上用品申请办理。

4-8级

6人间

9-10级（新锐）

4人间

11级以上

单人间

☉ 宿舍配备空调、热水、书桌和储物柜，水电费宿舍内成员平摊，从当月工资中扣除。

☉ 塘尾厂、安托山厂园区有食堂，可手机/工牌支付。

☉ 入住宿舍请爱护公共财物，共同保持良好的卫生环境。宿舍内不得使用1000w以上电

器，尤其不能私藏管制刀具及其他违禁物品。并遵守宿舍相关制度。

塘尾厂宿舍事物联系人：苗芳狭 | 安托山厂宿舍事物联系人：杨桂

林

行政稽核管理

如需入住宿舍

☉ 员工年度行政分基准值为100分，入职即享受。

☉ 行政分按自然年统计，年内奖励加分与处罚扣分可1:1抵消，且自下一自然年的1月1日

恢复基准值。

☉ 严重违纪，公司有权依照《劳动合同法》第39条规定解除劳动关系。如：行政分≤0

分或上一年度12月31日行政分＜20分，本年度的前6个月又被记一次大过或累计扣分

达50分的。

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车 辆 通 勤 管 理

通勤车信息

【企业微信工作台】-【 16通勤车信息】可查看最新通勤车信息，含接送时间及停靠站点。

通勤车物品交换

物品

寄出

物品

签收

需在前台对应厂区的《通勤车物品交流表》上进行详细登记；通

勤车物品需清楚写上/贴上收件人的所在厂区及姓名；错过截止时

间送来的物品顺延至下一班次。

收到前台领用信息后需及时前往前台,在对应的《通勤车物品交流

表》上签字确认后方可将物品领走；原则上不允许滞留，但如因

出差或开会，可暂存前台，当日18：00前必须领走。

注：未及时领取将于次日早上9点30前开始按《办公室5S管理制度》进行稽核通报。

因公出差用车

【用车管理相关制度查阅路径：KMS系统-《FU.AD.S.056私车公用管理制度-A】

【企业微信工作台】-【 06车辆申请】进行申请。

用车申请人【职级】为1-8 级，先部门经理审批后再由行政部审批；

用车申请人【职级】为9 级以上(含9 级)，直接由行政部审批；

公车

申请流程与公车一致，在用车需求上备注私车。会优先指派公车，如没有公车，由运输

主管指派私车。派车后请请仔细查阅《FU.AD.S.056私车公用管理制度-A》操作指引。

私车公用

注：车辆使用问题可联系运输主管—颜昌伟，TEL：18589083218（如当天因司机档期原因无法安排

通勤车，会提前通知，请留意。）

F I R S T U N I O N

 业务联系人：刘洁（18589083306）

 走OA流程【XZ11-车辆出入证办证/排队申请流程】加入排队列表，当有空余车位时行政

文员根据OA流程的排队名单优先办理条件及排队先后顺序进行发证。

 办证人员需上传驾驶证、行驶证、个人头像、工牌，如果车辆属于配偶的则须提交结婚证，

以上资料格式为扫描件或者照片，并确保清晰能辨认（非本人及配偶名下的车辆不予办理

停车证）

 优先办证条件如下：⑴：在塘尾厂办公的职员； ⑵：塘尾厂宿舍实际长住人员，即每月

入往不少于16天的人员；⑶：满足⑴⑵优先条件的人员办证后，还有剩余车位资源时，

其他厂区职员也可申请，根据报名排队列表先报先得）

 停车月卡办理业务联系人：星航总部-姚蔓妮； 安托山厂-周道姬

 办理所需资料：身份证、驾驶证、行驶证、公司厂牌，四份复印件，身份证复印页写上手

机号。

 安托山厂办理时间：每月20日-24日受理下个月月卡申请，其余时间一概不办理，以企业

微信群形式通知收集办理名单。月卡以自然月为计算单位，即每月1日开始至当月最后一

天结束，月卡开始使用后，中途不退不换，到期后自动失效。

 星航总部办理时间：公司统一办理时间： 每月的20-22日， 以邮件形式通知收集办理名

单。如在公司统一办理时间外需办理月卡的同事，需备齐以上资料，自行前往星航中心一

楼大堂前台办理，并获取发票后自行申请报销。

——只需办理车辆出入证，无停车费用使用

办公区车辆出入

塘尾厂

星航&安托山厂 ——需办理停车月卡并产生停车费用

停车月卡报销标准

报销标准为费用的50%，星航个人报销额度：175元/月；安托山厂个人报销额度：100

元/月。如物业变更价格将随之调整。月卡每人每月只能享受1个厂区的报销。

F I R S T U N I O N

文体活动

F I R S T U N I O N

•俱乐部主席>>苏畅

企业微信—工作台—01.合元文化—俱乐部，

可以实时了解各协会活动安排及报名参加。

•足球协会>>罗伟

•篮球协会>>余培侠、赵小强

•羽毛球协会>>崔健（星航）、

罗孝孙（塘尾&安托山）

•户外协会>>杨成

欢迎各位新同事积极参加各俱乐部各协会活

动，如有需要，请向相应协会会长咨询报名，

具体活动详细时间和地点，请以各协会会长

公布的信息为准。

F I R S T U N I O N

办公 区5 S管理

个人办公工位需保持整齐整洁，每位同事需在下班前将个人垃圾桶倾倒干净，将使用的

测试电芯、电池按要求存放于防爆柜内，并关闭办公设备电源。行政管理与服务中心会

安排人员不定期对个人办公区域进行巡检、记录，并通报相关检查结果。最终按照《办

公室5S管理制度》进行相应绩效乐捐。

个人区域卫生责任制管理

【办公区5S管理制度查阅路径：KMS系统-《办公室5S管理制度】

加 班 食 品 领 用

个人办公工位需保持整齐整洁，每位同事需在下班前将个人垃圾桶倾倒干净，将使用的

测试电芯、电池按要求存放于防爆柜内，并关闭办公设备电源。行政管理与服务中心会

安排人员不定期对个人办公区域进行巡检、记录，并通报相关检查结果。最终按照《办

公室5S管理制度》进行相应绩效乐捐。

个人区域卫生责任制管理

F I R S T U N I O N

G A O D I N G C O M P A N Y

•员工年度行政分基准值为100分，入职即享受。

•行政分按自然年统计，年内奖励加分与处罚扣分可1:1抵消，且自下一自然年的1月1日

恢复基准值。

•严重违纪，公司有权依照《劳动合同法》第39条规定解除劳动关系。如：行政分≤0

分或上一年度12月31日行政分＜20分，本年度的前6个月又被记一次大过或累计扣分

达50分的。

行政稽核

•个人区域卫生责任制管理：每位同事需在下班前将个人垃圾桶倾倒干净，将个人区

域整理整洁，行政管理与服务中心会安排人员不定期对个人办公区域进行巡检、记

录，并通报相关检查结果。

•稽核结果直接纳入纪律处罚全司通报并乐捐绩效奖金10元/次，当月依次叠加。

办公区5S

The market layout

注：员工奖惩细则和办公区管理制度可通过《FU.HR.S.024员工奖惩管理规定》和

《FU.AD.S.041 办公室5S管理制度》查阅

感谢您阅读到这里，相信您已经对公司有了进一步的认

还有其他尚未被解答的疑问，不要担心，公司为每位职

场导师，近期还会开展相应的新员工培训，帮助您逐步

熟悉业务。

我们希望此手册能够降低您初入一家新公司的陌生感，

帮助您解决各项问题，我们也期待您能迅速熟悉情况并

换。

在此开启您在合元集团的旅程吧，祝一切顺意！

寄后