综合管理部制度文件目录1.关于转发《中铁十五局集团有限公司重大信息内部报告制度》的通知

2.关于印发《中国铁建股份有限公司行政印章管理办法（试行）》的通知

3.关于印发《中铁十五局集团第四工程有限公司建设项目档案管理办法》的通知

4.关于印发《中铁十五局集团第四工程有限公司常态化信访维稳工作管理办法（暂行）》的通知5.关于印发《中铁十五局集团有限公司公文处理办法》的通知6.集团公司党委关于落实党组织“第一议题”学习制度的通知

中铁十五局集团第四工程有限公司文件四公司办〔2015〕129 号关于转发《中铁十五局集团有限公司重大信息内部报告制度》的通知公司所属各单位：

现将集团公司《中铁十五局集团有限公司重大信息内部报告制度》予以转发，要求各单位认真传达学习，结合实际抓好贯彻执行。

附件：中铁十五局集团有限公司重大信息内部报告制度中铁十五局集团第四工程有限公司2015 年6 月16 日

- 2 -抄送：公司领导，机关各部室。

中铁十五局集团第四工程有限公司办公室2015 年6 月16 日印发

－1－

中国铁建股份有限公司文件

中国铁建办„2017‟226 号

关于印发《中国铁建股份有限公司

行政印章管理办法（试行）》的通知

所属各单位、区域经营机构、直管项目部，机关各部门:

现将《中国铁建股份有限公司行政印章管理办法（试行）》

印发你们，请遵照执行。

中国铁建股份有限公司

2017 年 12 月 6 日

－2－

中国铁建股份有限公司

行政印章管理办法

（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范行政印章管理，保证印章合法、安全、有效

使用，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体

印章管理的规定》（国发„1999‟25 号）、《国务院国有资产监督

管理委员会监管企业印章制发管理办法》（国资厅办„2003‟22

号）及有关规定，结合企业实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于全系统各级单位（含区域经营机构、

项目部）的单位公章、业务专用章、行政部门公章等各类行政实

物印章和电子印章。

第二章 印章管理的基本要求

第三条 印章刻制实行“双审制”。即印章刻制对内须经本单

位有相应审批权限的领导审批，对外须经属地公安机关审批备

案。（附件 1）

第四条 印章保管实行“专用制”。即印章应在指定的场所和

设备由负有印章管理职责的专人保管，严禁其他人员私自保管印

章。

各级行政办公部门为行政印章的刻制和保管部门，各级行政

－3－

办公部门须指定专人负责印章的使用管理，印章日常应存放在密

码柜等保险设备中。

第五条 印章移交实行“双人制”。即印章移交既要有接收

人，也须有监交人。（附件 2）

第六条 印章使用实行“审登制”。即用印须经本单位有相应

审批权限的领导批准，用印人须进行详细准确登记，严禁未经审

批使用印章，严禁空白纸页上加盖印章，严禁擅自修改用印登记。

（附件 3、4）

各单位要向印章使用管理人员宣贯《印章使用管理工作守

则》，并签订承诺书。（附件 5）

“四项法律审核”范围内的事项，须同时出具同级法律合规

部门的《法律审核意见书》方可用印。

为单位设定权利义务的合同、协议等用印时，须加盖骑缝章，

并在《用印登记表》中备注说明。

材料加盖印章后，因客观情况发生变化需重新加盖印章的，

须同时交回加盖过印章的材料并重新登记。涉及实质性内容变更

的，须重新履行审批手续。

第七条 印章收回实行“限时制”。即机构变更或撤销，应按

时将原印章交回印章制发部门或授权的印章管理部门统一归档，

严禁擅自拖延交回印章。（附件 6）

第八条 印章管理实行“闭环制”。即从印章制发到印章回收

归档全过程管理，各环节要手续完备，环环相扣。

－4－

第三章 印章的规格、式样和质料

第九条 通常情况下，印章为圆形，中央刊五角星。涉外业

务的印章兼顾所在国或所在地区规定和通行做法。

第十条 中国铁建股份有限公司的印章直径 4.5 厘米，其他

法人单位印章直径不大于 4.5 厘米，非法人单位印章直径不大于

4.2 厘米。

第十一条 法人单位的印章，中央刊五角星，五角星外刊单

位名称，自左而右环形。

非法人单位的印章，单位名称自左而右环形，部门、业务、

经营机构、项目部名称等自左而右横排。具体式样由公安机关审

批。

第十二条 印章所刊名称应为法定名称。如名称字数过多不

易刻制，可采用规范化简称。

第十三条 印章所刊汉字，应使用国务院公布的简化字。在

实行民族区域自治的地区开展经营活动的，可以并刊汉字和相应

的民族文字。涉外业务要兼顾所在国或所在地区规定和通行做

法，按照有相应审批权限机关批准的式样刊刻。

第十四条 印章的质料，所在公安机关有要求的，按要求办

理；无要求的，根据实际需要确定。

第四章 法人单位及本级机关的印章管理

－5－

第十五条 法人单位印章的刻制，须经本单位主管领导批

准，并报上一级主管部门备案；本级机关部门印章、业务专用章

等的刻制，可经分管领导批准，均由本级机关印章制发部门负责

办理。

法人单位及本级机关印章的更新，按新刻制印章办理。发放

新印章时，须同步收回旧印章。

第十六条 法人单位及本级机关部门印章的启用，应于印章

刻制后 10 个工作日内在合理范围内发布启用通知。

第十七条 法人单位印章的使用须经本单位主管或分管领

导批准。

业务专用章的使用须经业务分管领导批准。

部门公章的使用须经部门负责人批准。

携带法人单位印章外出的，须经本单位主管领导批准。

第十八条 法人单位及本级机关部门更名时，由印章管理部

门在相应文件下发后 7 个工作日内制发新印章，并同步收回原印

章。

法人单位管理层级发生变化时，由印章制发部门在相应文件

下发后 15 个工作日内向新的上一级单位报备本单位印章。（附件

7）

法人单位撤销时，应在 15 个工作日内将印章交到新并入单

位的印章制发部门。无新并入单位的，交到上一级单位的印章制

发部门。确因工作需要留用的，需履行印章借用审批手续。

－6－

法人单位本级机关部门撤销时，应在 7 个工作日内将印章交

本级机关的印章制发部门。

第十九条 法人单位本级机关部门印章、业务专用章的使

用，须经本部门领导批准。有特殊要求的，按规定办理。

第二十条 各层级法人单位公章的刻制数量必须依法合规，

严禁超额刻制，额外印章必须收回销毁。

第五章 区域经营机构印章管理

第二十一条 区域经营机构印章的刻制，由区域经营机构依

据机构设立文件提出申请，经主管领导审批后，交由本级机关的

印章制发部门负责办理。

区域经营机构印章原则上不予更新。特殊情况确需更新的，

按新刻制印章办理，并同步收回旧印章。

第二十二条 区域经营机构更名时，由本级机关的印章制发

部门履行刻制审批手续，并在发放新印章时同步收回原印章。区

域经营机构撤销时，应在 1 个月内将印章交回原制发部门。

第六章 直管项目部印章管理

第二十三条 直管项目部印章的刻制，由本级机关的印章制

发部门依据机构设立文件提出申请，经主管领导审批后办理。

直管项目部印章原则上不予更新。特殊情况确需更新的，按

新刻制印章办理，并同步收回旧印章。

－7－

第二十四条 区域经营机构负责管理的直管项目部，由区域

经营机构印章管理部门负责领取印章；二级单位负责管理的直管

项目部，由二级单位印章管理部门负责领取印章。（附件 8）

印章领取后交由他人保管的，须于 15 个工作日内将《印章

移交单》原件交印章制发部门或授权的印章管理部门。

印章保管人发生变更时，须于 15 个工作日内向印章制发部

门或授权的印章管理部门报备。

第二十五条 直管项目部印章的使用，对项目内部用印，须

经项目部负责人或被授权人批准；对外用印，须经项目书记或项

目分管领导审核后，由项目负责人批准。

用印审批授权应以正式行文方式予以明确，并向印章制发部

门报备。无授权文件的视为未经授权。

第二十六条 直管项目部应在工程竣工后 6 个月内将印章

交回制发部门或授权的印章管理部门。印章未交回的，不予进行

项目终期考核。

第二十七条 直管项目部印章交回后需使用的，原则上在制

发部门或授权的印章管理部门用印。确因工作需要携带外出的，

须履行印章借用手续，并经印章制发机关主管领导审批。一次最

长可借用 2 个月，到期未使用完毕可申请展期，申请展期不可超

过 3 次。（附件 9、10）

第七章 责任主体

－8－

第二十八条 印章管理坚持“谁审批，谁负责；谁用印，谁

负责”。

各级各单位主管领导是本单位印章管理的第一责任人，批准

用印的领导是审批责任人，用印人和印章保管人是直接责任人。

第二十九条 用印部门和审批领导对用印材料应严格审查，

并签署意见和日期。

第三十条 越权、违规审批印章事宜的，依据股份公司职工

违纪违规处分有关规定追究审批人责任。

第三十一条 伪造、变造、转借、遗失印章，或者使用伪造、

变造、转借、遗失印章，以及未经批准刻制、使用印章的，依据

股份公司职工违纪违规处分有关规定追究有关人员责任。涉嫌违

法的，由司法机关追究其法律责任。

第三十二条 总公司有关单位印章管理参照本办法执行。

第三十三条 涉外业务中，被授权人签字与加盖公章同等效

力的，签字与公章同等管理。

第三十四条 经认证的电子印章与实物印章同等管理。

第三十五条 各级各单位可参照本办法，结合实际，制定具

体实施细则，切实加强印章管理工作。

第三十六条 本办法由股份公司办公室负责解释。

第三十七条 本办法自下发之日起施行。之前有关印章管理

的规定，如有与本办法不一致的，以本办法为准。

－9－

附件： 1.印章刻制审批表

2.印章移交登记表

3.用印审批表

4.用印登记表

5.印章使用管理工作守则及承诺书

6.印章收回登记表

7.印章报备表

8.印章领取登记表

9.印章借用审批表

10.印章借用展期审批表

－10－

附件 1

印 章 刻 制 审 批 表

申请部门/单位 经办人

印别及质料

刻制依据/原因

部门/单位领导

意 见

分管领导审批

年 月 日

主管领导审批

年 月 日

－11－

附件 2

印 章 移 交 登 记 表

印 别

及质料

印 模

移交人：

年 月 日

时 分

接收人：

年 月 日

时 分

移交人联系电话： 接收人联系电话：

备 注

□已提交双方身份证复印件

监交人签字：

年 月 日 时 分

－12－

附件 3

用 印 审 批 表

用印

部门/单位 经办人

用印事由

部门/单位

领导意见

年 月 日

公司领导

审 批

年 月 日

－13－

附件 4

年 用 印 登 记 表

时间 用印单位 用 印 事 由 份数 批准人 经办人 联系电话 备 注

－14－

附件 5

印 章 使 用 管 理 工 作 守 则

印章放在保险柜，轻拿轻放轻使用。

用印审批要完善，没有签批不给盖。

四项法律审核事，要看审核意见书。

空白纸页莫加盖，合同协议盖骑缝。

用印之后又修改，以旧换新交原件。

用印完毕要登记，重要资料要复印。

用印审批要留存，审计内控要查看。

用印登记要准确，严禁篡改登记表。

印章移交他人管，填好印章移交单。

监交人员不可少，以防事发无人证。

合并撤销竣工时，务必及时交印章。

印章带出主管批，人在章在不分离。

印章遗失要报案，勿让他人钻空子。

印章管理无小事，使命在肩责任大。

承 诺 书

我已阅知上述工作守则，将在工作中严格遵照执行。

承诺人：

年 月 日

－15－

附件 6

印 章 收 回 登 记 表

印 别

及质料

印 模

移交人签字：

年 月 日

时 分

接收人签字：

年 月 日

时 分

移交人

联系电话

备 注

－16－

附件 7

印 章 报 备 表

报备单位 经办人

印 别

及质料

印章管理

部门领导

意 见

年 月 日

公司领导

审 批

年 月 日

－17－

附件 8

印 章 领 取 登 记 表

印 别

及质料

印 模

领取人签字：

年 月 日

时 分

发放人签字：

年 月 日

时 分

领取人

联系电话

备 注

□已提交领取人身份证复印件

其他：

－18－

附件 9

印 章 借 用 审 批 表

印 别

及质料

借用事由

借用期限 自 年 月 至 年 月 日

印 模

项目部领导

意 见

公司领导

审 批

借用人及

联系电话

备 注

□已提交借用人身份证复印件

其他：

－19－

附件 10

印 章 借 用 展 期 审 批 表

印 别

及质料

展期事由

展期期限 自 年 月 至 年 月 日

印 模

项目部领导

意 见

公 司

领导审批

借用人及

联系电话

备 注

□已提交借用人身份证复印件

其他：

－20－

抄送：股份公司领导，部门以上领导，总公司直管项目公司（指挥部），

存档。

中国铁建股份有限公司办公室 2017 年 12 月 6 日印发

中铁十五局集团第四工程有限公司文件四公司办〔2021〕64 号关于印发《中铁十五局集团第四工程有限公司建设项目档案管理办法》的通知所属各单位：

为规范和加强中铁十五局集团第四工程有限公司建设项目档案管理，确保建设项目档案的完整、准确、系统、有效与安全，使企业档案更好地为建设项目的建设、运行和管理服务，根据《企业档案工作规范》、《建设项目档案管理规范》、《建设工程文件归档规范》、《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》、《中铁十五局集团有限公司建设项目档案管理办法》等国家、行业新规范新标准、股份公司和集团公司相关规定，结合公司实际，制定《中铁十五局集团第四工程有限公司建设项目档案管理办法》，

- 2 -

现印发给你们，请认真遵照执行。中铁十五局集团第四工程有限公司2021 年1月26日

-3-附件

中铁十五局集团第四工程有限公司建 设项目档案管理办法第一章总则第一条 为规范和加强中铁十五局集团第四工程有限公司（以下简称公司）建设项目档案管理，确保建设项目档案的完整、准确、系统、有效与安全，依据《企业档案工作规范》（DA/T42-2009 ）、《 科 学 技 术 档 案 案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）、《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2017）、《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》（铁总档史〔2018〕29 号）、《中国铁建股份有限公司建设项目档案管理办法》（中国铁建办〔2018〕110 号）、《中铁十五局集团第四工程有限公司建设项目档案管理办法》（十五局办〔2019〕433 号）的规定，结合公司建设项目管理特点和档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司及所属各单位（以下简称所属各单位）建设项目档案的管理。

第三条 本办法所称建设项目是指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。公

- 4 -

司的建设项目包括固定资产建设项目、投融资建设项目、工程总承包项目、参建项目等。

第四条 本办法所称项目文件是指项目建设中形成的文字、图表、音像、实物等文件材料。包括项目立项准备阶段文件、勘查文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、运营文件、移交文件等。

第五条 本办法所称建设项目档案（以下简称项目档案）是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。第六条 本办法所称建设单位是指对项目实施履行组织管理，并在项目建设过程负总责的单位。一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等。第七条 本办法所称参建单位是指参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、检测、设备制造等单位。第八条 建设单位与参建单位应将项目档案工作融入项目建设，与项目建设实行同步管理，纳入项目建设计划、管理程序、合同管理和岗位责任制。项目文件的收集、整理、归档和项目档案移交应与项目立项、建设、竣工验收同步进行。第九条 建设单位与参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化管理，积极采用信息化手段实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。第十条 项目档案应完整、准确、系统、有效、规范和安全，保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量责任追溯功能，满

-5-足项目建设管理和运行维护等工作在证据、责任和信息等方面的需要。

第十一条 项目档案管理必须严格执行国家、建设单位和所在行业保密工作法律法规及公司的保密工作制度、工作纪律等相关要求。

第二章 项目档案工作管理职责第十二条 项目档案工作实行统一领导、分级管理的原则。公司负责统一组织管理建设项目档案工作；所属各单位负责本项目档案工作的日常管理，并协助公司做好管理项目档案业务指导。

第十三条 建设单位承担项目档案工作的主体责任，对项目档案工作负总责；勘察、设计、施工、监理等参建单位是项目档案的形成主体，对本单位形成的项目档案质量负责。建立以建设单位档案管理机构为核心，各业务部门、参建单位为基础的项目档案管理网络和沟通协调机制，并确定相应的工作责任。第十四条 公司项目档案由公司工程管理部负责。各业务部门对项目档案形成、收集、整理情况进行指导监督，即：经营部门负责公招项目的招投标文件、中标通知书等；工程质量管理部门负责施工组织设计、施工技术方案、施工技术总结、开工报告及批复、竣工验收报告、质量相关证明文件、单位工程施工过程控制资料及图纸（含竣工图和施工图）等；科技管理部门负责科技立结项和科研成果等；安全管理部门负责安全相关证明文件；经济管理部门负责施工合同或协议及附件、末次验工计价及审定

- 6 -

书或结算、过程中形成的补充协议等；物资设备部门负责工程物资和工程设备招投标文件、中标通知书、采购合同及出厂合格证等。形成的项目文件经整理后向档案部门归档。公司档案部门负责对项目档案预立卷和编制移交工作进行指导监督。第十五条 公司项目档案主管部门和档案管理等相关部门，提前介入本单位管内项目文件管理和档案管理工作。工作职责：（一）项目开工前配合建设单位组织项目档案专业培训班，对项目部档案管理人员就项目文件形成、收集及预立卷方法等工作进行培训。

（二）施工过程中，项目部形成的项目文件进行现场检查指导，解决形成过程中出现的问题。（三）初步验收前，指导做好整理立卷工作，组织对项目文件进行检查，及时消除存在的问题。（四）初步验收后，指导建设（参建）单位做好项目文件归档。

（五）按照合同、协议或规定，指导建设（参建）单位将有关项目档案交运行管理单位、项目主管部门和有关档案管理机构及本单位档案管理部门，为正式验收做好准备工作。第十六条 建设单位工作职责（一）总体职责：

1.贯彻落实国家和行业有关建设项目档案工作的法律、法规和标准、规范。

2.在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专

-7-门条款或补充协议，明确参建单位项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查责任。3.建立项目档案工作制度体系。制定、完善项目文件管理和档案管理办法或实施细则，并组织协调本单位各部门和参建单位实施。建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累、归档及项目档案的移交、保管、利用等情况进行考核。4.指导参建单位规范开展档案工作，项目开工前制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底，履行内部监督检查职能。

5.按有关规定及时提出验收申请，进行项目档案登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。6.组织协调参建单位向有关单位移交档案。（二）建设单位档案部门职责：1.监督、指导建设单位各部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。

2.组织项目管理相关人员和档案人员开展档案业务培训。3.建设单位档案人员应参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查、各阶段竣工验收。审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。

4.负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和

- 8 -

移交工作。

（三）建设单位其他部门职责：1.对项目文件的规范性提出要求，对参建单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。2.对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

3.机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，办理交接手续。

第十七条 从事项目建设的勘察、设计、监理、施工等参建单位档案工作职责：

（一）建立符合建设单位要求的文件管理制度和规范，报建设单位确认。

（二）负责所承担工程项目文件收集、整理和归档工作，并对所承担工程项目文件的完整性、准确性、有效性、规范性负责。（三）项目经理是项目档案第一责任人，项目总工程师是项目档案直接责任人，项目工程（技术）部长负责具体落实项目档案工作。项目部应接受公司各职能部门、档案管理部门的指导监督，并按整改意见对项目档案进行整改完善。（四）项目部应按建设单位要求，配合做好档案验收工作。项目完成竣工验收后，除按合同约定向建设单位移交项目档案外，还须及时向所属单位档案部门提供一套齐全、完整、系统、准确反映工程施工生产活动真实内容的项目文件原件。第十八条 加强项目档案经费保证和档案人员培训。

-9-（一）项目档案工作经费应纳入项目预算管理，建设单位或参建单位要为项目档案工作的开展提供满足需要的经费。要建立临时档案室，配备符合档案要求的相关设施设备，保证必要的工作条件，妥善保管尚未向相关单位移交归档的所有项目文件材料。

（二）项目部要配备满足项目档案工作需要的档案人员，档案人员应经过档案专业培训，并具备一定的项目管理和工程技术相关专业知识，在项目建设期间应保持人员相对稳定，不得随意调动。

第十九条 项目部应高度重视项目档案工作，成立由项目经理任组长，项目总工程师任副组长，工程、技术、安质、环保、计划、设备、物资、试验、测量、财务、档案等相关职能部门负责人任组员的项目档案工作领导小组。建立健全项目档案工作制度体系，落实项目档案工作职责。第二十条 本着项目档案“谁实施、谁编制、谁负责”的原则，建设单位、设计单位、勘测单位、监理单位及各施工单位应根据各自承担的工作内容、范围和职责，负责项目档案的收集、分类、整理、组卷和移交归档的全过程管理。项目文件的形成、积累、整理、立卷、归档是项目工作的重要组成部分，项目建设没有完整、准确、系统的项目文件积累、整理与归档，项目工作任务不算完结。

第二十一条 建设单位应将项目文件是否齐全、完整、准确等要求纳入合同考核约束条款，作为对参建单位末次验工计价或

- 10 -

拨付款项的条件之一。

第三章 项目文件的收集第二十二条 项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件，其收集、整理工作要与项目建设同步进行。

第二十三条 建设单位应在项目开工前遵循相关法律、法规、制度和标准规范，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范。明确项目文件的管理流程、编制程序、编制要求和格式(模板)、分类编号、归档范围、保管期限和归档要求等。竣工图要明确编制程序、编制要求、审查流程和责任等。照片和音视频文件要明确编制程序、摄录主体、阶段、内容、范围、节点、部位、技术参数、归档要求等。在项目建设期间加强对参建单位的检查、业务指导，确保项目文件收集齐全、整理规范。第二十四条 项目文件在办理完毕后，应及时收集，并实行预立卷制度。

第二十五条 已实施电子施工日志、隐蔽工程影像资料等信息化管理的建设项目应按照建设单位有关要求办理。第二十六条 项目文件的形成和积累（一）对项目文件形成、积累进行全过程控制，应有相应的检查、控制措施及检查、整改记录；（二）项目文件应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式；（三）项目文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作人员保管。

-11-（三）原始技术资料和竣工验收文件由各项目部、各工区负责形成和积累工作。实行技术文件由项目部相关技术人员编制，其收集、整理、预立卷、资料建账工作由项目部档案人员负责的分工合作工作机制，确保项目文件完整、准确、系统、有效，避免项目文件之间出现相互矛盾现象。（四）项目技术主管部门，在制定有关技术管理工作规章制度，布置设计、施工、生产、科研任务时，对项目文件材料的组成内容、原始资料份数、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。

（五）项目文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作人员保管。项目人员调离更换必须在总工程师主持下严格执行资料交接手续。第二十七条 项目建设各阶段文件的收集与要求（一）项目准备阶段：建设单位应收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺准备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位应收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案馆（室）提交有关设计基础资料和设计文件。（二）项目施工阶段：项目实行总承包的，各分包单位应将其分包项目全部文件收集、积累，提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应收集、整理其承包项目的全部文件。

（三）项目试运行阶段：试运行单位应收集、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件；项目器材供应、财务管理单位或

- 12 -

部门应收集、整理所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第二十八条 收集范围

（一）在项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全，整理立卷后归档。（ 二 ） 建 设 单 位 应 依 据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）中的“建设项目文件归档范围和保管期限表”，结合项目建设的内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表；也可参照本办法《公司项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）制定归档范围和保管期限表。第二十九条 项目文件质量要求（一）归档的纸质文件应为原件。重要的业绩文件必须为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。即：使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致无误。

（二）项目文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。（三）项目文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

（四）项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式、水性墨和热敏打印机。

-13-（五）项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。

（六）项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297毫米×210 毫米），图纸宜采用国家标准图幅。（七）项目文件纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

（八）归档项目电子文件应采用“工程电子文件存储格式表”（附件 2）所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。（九）归档电子文件应包括元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》（CJJ/T 187-2012）的规定。

（十）归档电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。

（十一）归档电子文件内容应与其纸质档案一致。（十二）离线归档的电子档案载体，应采用一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。

（十三）存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过设备读出数据。第四章 项目文件的编制第三十条 项目文件编制要求（一）项目施工及调试完成后，施工单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求整理编制项目文件。

- 14 -

（二）项目施工文件由施工单位编制，监理单位审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件，原始记录及质量评定文件，材料（构、配件）质量保证书及复试报告、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

（三）根据《公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件 1）及项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求补齐。（四）对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求将修改或补充标注到相应的文件上。（五）与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。

（六）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。第三十一条 竣工图编制要求（一）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应规定施工单位和监督单位的审核和签认责任。（二）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。（三）应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、

-15-材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核，作为竣工图编制的依据。（四）竣工图应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录。竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数。

（五）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章（见附件3 图3-1）。竣工图章式样可按建设单位要求制作

（六）凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明。

（七）有下列情形之一的均应重新绘制竣工图：1.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；2.图面变更面积超过 20%；3.合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。

重新绘制竣工图按原图编号，图号末尾加注“竣”字，或在新图标栏内注明“竣工阶段”。重新绘制竣工图图幅、比例和文字大小及字体应与原图一致。

（八）施工单位重新绘制的竣工图，图标栏应包含施工单位

- 16 -

名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章（见附件 3 图 3-2）。工图审核章式样可按建设单位要求制作。（九）行业规定设计单位编制或建设单位、施工单位委托设计单位编制竣工图，应在竣工图编制说明、图纸目录上和竣工图上逐张加盖签署竣工图审核章。（十）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在竣工图编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。（十一）建设单位应负责组织或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。（十二）用施工图编制竣工图的，应使用新图纸，不得使用复印的白图纸编制竣工图。

（十三）竣工图章、竣工图审核章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。

第三十二条 竣工图的更改方法（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以图出更改部位，在原图空白处重新绘制。（二）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

（三）无法在图纸上表达清楚的，应在图标上方或左边用文字说明。

（四）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不

-17-遮盖其他线条。

（五）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改；当更改内容较多时，可采用注记说明。（六）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

第三十三条 竣工图的审核和签署（一）竣工图编制完成后，监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核。（二）竣工图章、竣工图审核章中的内容应填写齐全、清楚，应由相关负责人签字，不得代签；经建设单位同意，可盖执业资格印章代替签字。

（三）涉外项目，外方提供的竣工图应由外方相关负责人签字确认。

第三十四条 竣工文件及竣工图套数竣工文件和竣工图套数应按合同条款约定和有关规定执行，并应满足项目建设单位、运营管理单位、有关部门、项目主管或参建单位的要求。

第三十五条 合同要求

（一）施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。（二）监理合同中应明确监理单位对项目文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。

第五章 项目文件的整理与归档

- 18 -

第三十六条 项目文件的整理（一）项目所形成的全部项目文件在归档前应按本办法要求，由文件形成单位进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等内容。（二）项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，便于保管和利用。

（三）项目文件应依据归档范围进行鉴定，确定其是否归档。（四）项目文件应按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。

第三十七条 项目文件的组卷流程、原则和方法（一）组卷流程：应先对属于归档范围的项目进行分类，确定归入案卷的文件材料；再对卷内文件材料进行排列、编目、装订（或装盒），排列所有案卷、形成案卷目录。（二）组卷原则：

1.应遵循项目文件的形成规律和工程专业特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理，便于档案的保管和利用；2.项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求；3.竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，铁路、公路、轨道（城市轨道交通）工程的施工里程已变更为竣工后的“竣工里程”或“统一里程”，真实反映项目竣工时的实际情况；4.不同载体的文件应分别立卷。

-19-（三）组卷方法：

1.项目前期文件应按事由结合时间顺序进行组卷。2.勘察设计文件按阶段、专业进行组卷；变更设计及联系单先区分Ⅰ、Ⅱ类变更，再按专业、时间进行组卷。3.施工文件应按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业进行组卷或按建设项目所在行业的规范、标准、办法进行组卷。

4.设备文件按专业、系统、台套进行组卷。5.科研项目文件按科研项目或课题进行组卷。6.竣工验收文件应按工程阶段、事由结合时间顺序进行组卷。

7.项目建设形成的会计资料按照《中铁十五局集团第四工程有限公司会计档案管理办法》进行组卷。8.项目建设形成的管理类文件资料按照《中铁十五局集团第四工程有限公司管理类档案管理办法》进行组卷。9.项目建设形成的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗、领导人题词、牌匾等实物按照《中铁十五局集团第四工程有限公司实物档案管理办法》进行整理。10.电子文件组卷时，每个项目应建立多级文件夹，并与纸质文件在案卷设置上一致，建立相应的标识关系。11.声像资料按建设工程各阶段组卷，重大事件及重要活动的声像资料按专题组卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系，按照公司声像档案的相关管理要求进行组卷。

- 20 -

（四）施工文件组卷要求：1.专业承（分）包施工的分部、子分部（分项）工程应分别单独组卷。

2.室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独组卷。3.当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类组卷时，可按建设工程组卷。

4.铁路建设项目按《铁路建设项目档案整理要求》（铁总档史〔2018〕29 号附件 2）组卷，其他建设项目按所在行业的标准、规范、办法执行。

（五）不同幅面的工程图纸，应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-2009）中的“4.2.2 第二种折叠方法”，统一折叠成 A4 幅面（297 毫米×210 毫米）。W 折叠方法，俗称手风琴风箱式，图标及竣工图章应露在外面。即，折叠图纸时应从图标处往后折叠，将图纸先折成210 毫米成手风琴式，然后再折成 297 毫米；图纸折叠前应按图纸的裁图线裁剪整齐。（六）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20毫米，图纸厚度不宜超过 50 毫米。并依据文件厚度选择合适尺寸的档案装俱。

（七）案卷内不应有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。印刷成册文件宜保持原状。第三十八条 案卷与卷内文件的排列（一）案卷排列

1.项目前期文件按主题、事由排列；

-21-2.施工文件按综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定、验收排列；

3.设备文件按立项审批、质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列；4.科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列；

5.竣工验收文件按主题、事由排列。（二）卷内文件排列

1.卷内文件应按本办法附件1 阶段和顺序排列。2.文字材料应按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件、译文与原文不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。3.卷内文件一般按文字在前，图样在后的顺序排列。4.图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。第三十九条 案卷编目要求（一）卷内文件页号的编写1.卷内文件有有效内容的页面均应编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2.页号编写位置执行建设单位有关规定，建设单位无具体规定时，按如下要求编写页号：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸在图标右上方空白处。

- 22 -

3.成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（二）卷内目录的编制

卷内目录应排列在卷内文件首页，装订在软封面内。卷内目录式样见附件 4。

1.序号：应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件排列顺序。2.文件编号：应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

3.责任者：应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4.文件题名：应填写文件标题全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[ ]”称号。5.日期：应填写文件的形成日期或起止日期，竣工图应填写编制日期，采用 8 位阿拉伯数字表示。如：2018 年6月8日应填写为“20180608”。

6.页号：应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

7.备注应填写需要说明的问题。（三）卷内备考表的编制

卷内备考表应标明卷内全部文件的总页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。备考

-23-表排列在卷内全部文件之后，装订在软封面内。卷内备考表式样见附件 5。

1.立卷人：应由立卷责任者签名；“年、月、日”应填写立卷完成的日期。

2.检查人：应由案卷质量检查者签名，检查人应为部门或项目技术负责人；“年、月、日”应填写案卷质量检查的日期。3.互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档案号，并注明其载体类型。

4.档案号：填写方法同案卷封面一致。（四）案卷目录的编制

案卷目录按专业分别进行编制，式样见附件6。1.序号：填写案卷的顺序号。2.档案号、案卷题名、保管期限、密级、案卷起止日期、立卷单位：与案卷封面要求一致。3.案卷页数：案卷内全部文件、图纸的页数之和。4.备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

（五）档案底图(电子图)目录的编制项目档案底图(电子图)目录式样见附件7。1.项目名称：应填写建设项目的完整名称。2.专业：应填写项目的专业名称。3.档案号：填写方法同案卷封面一致。4.题名：拟写底图或光盘内容。

- 24 -

5.数量：填写光盘、底图的张数。6.备注：填写需要说明的事项。（六）案卷封面的编制

案卷封面包括案卷盒封面和案卷软封面两种。案卷盒封面式样见附件 8；案卷软封面式样见附件9 图9-1。其中，铁路、公路、轨道（城市轨道交通）工程案卷软封面增加“施工里程”和“竣工里程”或“统一里程”两项（式样见附件9 图9-2）。1.档案号：应由种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号四部分组成。参见“第三十九条（八）档案号的编写”。档案号由档案保管单位填写。

2.案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、单位工程名称、卷内主要文件内容及文件类型。项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。归档的外文资料，有译文的，外文与译文资料一并归档，无译文的题名及章节目录应译成中文。

3.施工里程：为施工设计时采用的里程，一般以DK表示。4.竣工里程（统一里程）：为建设项目竣工后统一丈量的里程，一般用 K 表示。

5.立卷单位：负责组卷的部门或单位。6.起止日期：应填写案卷内文件形成的起止日期（到月）。7.保管期限：分为永久、30 年、10 年。同一案卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。8.密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

-25-（七）案卷盒脊背的编制

案卷盒脊背应由种类、分类、属类、案卷题名、案卷号构成。案卷脊背式样见附件 10。

（八）档案号的编写

档案号由种类、分类、属类、案卷流水号四部分组成，编写方法按照《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）执行。科学技术档案种类代码序号 种类名称 简称代码1 建设项目档案 建J

2 生产技术档案 产C

3 科学研究档案 科K

4 设备仪器档案 设S

5 房地产档案 房F

6 铁路保障档案 保障BZ

1.建设项目档案号

J·XX· X XX X—X

案卷号

属类：专业内项目内容代码或设备统一里程属类：建设项目专业代码属类：建设项目阶段代码分类：建设项目名称代码（线路或枢纽名称代码）种类：建设项目代码

- 26 -

建设项目阶段代码代码 阶 段 名 称

1 预可行性研究阶段

2 可行性研究阶段

3 初步设计阶段

4 施工设计阶段

5 施工竣工阶段

6 养护维修阶段

建设项目专业代码序号 专业名称 代码 序号 专业名称代码1 综合 ZH 13 信号XH2 线路 XL 14 电力D3 路基 LJ 15 电化DH4 桥梁 Q 16 信息XX

5 涵渠 HQ 17 房建F6 隧道 S 18 环保HB7 站场 Z 19 地亩DM8 机务 J 20 专用线ZY

9 车辆 L 21 人防RF10 动车 DC 22 履历簿LL11 给（排）水 SH 23 监理JL12 通信 TX

2.科学研究档案

K·X·XX—X

案卷号

属类：专业代码分类：项目代码种类：科学研究代码