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第一部分 办文工作指引

一、收文

上级单位、外部来文、来件（包括公司各部室收到的，所有

涉及公司领导参加的会议、活动等通知、信息） ，必须先送办公

室登记、备案。办公室负责人员做好签收、拆封、点份、登记工

作。

1.检查文件完整性。是否存在文件缺张少页、漏送附件或字

迹印写不清等情形，并及时与来文单位联系。

2.检查文件规范性。对所属各分公司、项目部报送的文件，

要审核是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求。不符合要

求的，退回来文单位并说明理由。

3.登记和编号。登记内容包括收文日期、来文单位、原文时

间、文件号、文件标题、来文份数等。

公司总部目前流程为： 发起 OA 收文流程 办公室秘书提出拟

办意见 办公室主任审核 秘书根据拟办意见转发分管领导/主

要领导审批 秘书根据分管领导/主要领导意见派发至承办部室/

分公司（或转发公司领导、各部室、各单位传阅） 承办部室反

馈办结情况 归档。

1.当日来文应当日处理，急件马上处理。

2.接到来文，办公室副主任应在半个工作日内提出拟办意见，

经办公室主任审签后，呈分管领导/主要领导批示。

3.办公室秘书根据分管领导批示意见，及时提交领导传阅和

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承办部室办理。需要相关部室提出意见或反馈结果的要及时催办，

追踪落实，督促办理。如来文要求时间较为紧急的，可先电话请

示相关领导同意后，先行送承办部室再按流程办理。

4.承办部室应及时提出办理意见呈分管领导审阅，能直接办

理的直接办理，并提交办理情况呈分管领导审阅。需上领导班子

会或总经理办公会研究的，及时收集相关材料，并通知办公室秘

书列入下次领导班子会或总经理办公会议题。

5.承办部室办结后，及时将办结情况报告分管领导。

6.公文办理完毕后，通过 OA 流程审批的， 由档案室将 OA 审

批流程单、公文、附件打印整理归档（各单位根据实际情况决定

是否存档纸质流程单） ；有相关纸质原件的，将原件一并存档。

二、发文

1.文件一般由主办部室（科室、项目部） 拟写，明确具体承

办人，起草初稿。

2.常用的文种有： 通知、通报、通告、请示、报告、批复、

函、意见、决定、决议、会议纪要等。

3.承办人起草时应准确使用公文种类（特别提示： 需要公司

批复的事项必须使用“请示”文种，不得使用“报告”） 。

4.属于保密性文件的，按保密有关规定办理。

1.承办人草拟完毕后，承办部室负责人应把关修改，或在本

部室内进行讨论修改，形成讨论稿（上报稿） 。

2.各单位、项目部的文稿由分公司办公室负责审核，分管领

导负责把关修改。

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对于重要文稿，承办部室应结合实际，将讨论稿通过书面、

邮件或会议形式，在公司内部征求意见（ 必要时，征求上级部门

意见） ，根据意见建议修改完善，形成上报稿。重要文件发起流

程前应呈送分管领导审阅或提交公司风管会、党委会、领导班子

会、总经理办公会审议。

公司总部目前流程为： 由承办人将上报稿在公司内部 OA 系统

发起流程，按主办部室负责人审核 （会办部室负责人审核）

办公室秘书审核 分管领导审核 办公室主任审核 领导会签

主要领导签发的流程逐级审批。

1.公司总部发文使用公司 OA 系统“文稿批办审批流程（行政

类） /（党政类） ”和“便函发文审批流程”。

2.各单位内部发文一般使用公司 OA 系统“分公司文稿批办审

批流程（行政类） /（党政类） ”和“分公司便函发文审批流程”。

3.各单位、项目部如需印发对外报送的无红头文件，一般使

用公司综合管理系统—项目管理模块—发文审批— “分公司（项

目部） 对外发函审批流程（无红头） ”。

4.各单位、项目部如需以公司的名义对外报送红头文件，需

要按照公司 OA 系统“（请示报告等） 上报公司”审批流程向公司

申请印发红头文件。

5.一般性的会议、培训通知等使用 “便函”流程发文，重要

文件使用“文稿批办”流程发文。

各层级审核人员要对文稿内容、文字表述、文件种类、行文

关系、公文整体规范等进行审核把关。

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1.公司总部涉及党务、工会类的文件由党委书记签发，涉及

生产经营、行政事务类的文件和对内行文由总经理签发，对外行

文由董事长、总经理双签； 由总经理签发的文件，盖章前由董事

长审核。

2.各单位、项目部涉及党务、工会类的文件由分公司党委（党

总支、党支部） 书记签发，涉及生产经营、行政事务类的文件和

对外行文， 由分公司总经理签发。

文稿经领导签批后，办公室做好登记备案，如需使用文号，

由办公室统一编号。

由办公室负责人员套红打印，准确使用文件版头、字体、字

号、行间距、发文日期、抄送抄报等要素。报送上级的请示、报

告，还应注意添加签发人、联系人。

办公室负责人员对文稿再次校核，审核无误后加盖印章。

办公室负责人员按照发送范围及时投送，急件、密件按照规

定程序办理。通常采用电子版本（打印盖章后扫描的 PDF 格式文

件） 。各单位、项目部上报公司的请示、报告，必须由分公司办

公室统一投送。

发文办理完毕后，如通过 0A 审批， 由档案室将 0A 审批流程

单、盖章原件、附件整理归档。

1.各部室发起流程必须使用个人账号。

2.各单位发起上报公司的流程使用 “分公司办公室通用账

号”，分公司内部发文审批使用个人账号发起。

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三、撰文

知晓会议的内容、主题、议程等基本情况， 了

解会议工作部署内容和要达到的目的。

根据会议内容和主题，草拟文稿框架，包括题

目、一级标题、二级标题，也可列到三级标题。框架要逻辑清晰，

层次分明，下级标题要围绕上级标题说明、论述。一般先个人草

拟，再集体研究确定。

将文稿框架内容分工到人，分别撰写。

按所负责任务分工，收集相关材料。

根据收集材料，撰写所负责分工部分内容。

对各分写内容进行统稿，合成文稿初稿。

对初稿进行讨论，补充、修改、完善相关内容，

形成讨论稿。

对修改稿再次进行讨论和修改完善，形成

征求意见稿。

在公司内部征求各部室、各单位意见，根据反

馈意见建议再次修改完善, 形成上报稿。

将上报稿呈报分管负责领导或主要领导审

阅，根据领导意见修改完善。

将修改完善后的上报稿再次呈报分管负责

领导或主要领导审核。

将领导审核过的文稿上报党

委会或领导班子会审定，根据意见修改完善，形成定稿。各单位

年度工作会议报告，必须提交分公司领导班子会议审议。

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知晓会议的内容、参加人员、主要议程等。

。包括单一性标题，简明写“主持词”

； 两要素标

题，“XX 会议主持词”

； 三要素标题，“XX 单位 XX 会议主持词”。

标题下方加上主持人姓名和日期。

在标题(主持人姓名和日期) 之下，顶行写，如

尊敬的 XX 总、各位领导、同志们、各位来（嘉） 宾等。

。说明会议的目的任务； 逐一介绍参加会议的领导

和重要嘉宾（包括姓名、单位职务） ，以及参会相关单位； 交代

会议事项议程； 然后逐项写明每一议程，以及发言时间要求。

宣布议程结束，对会议作简要评价和概括总结，

就贯彻会议精神提出要求（可简要概括提出要求，也可分点分段

提出要求）。

宣布会议结束，祝福感谢语, 宣布相关事项通

知，宣布散会。

。篇幅短小精悍，内容简明扼要，语言平实直述。

用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知

或者执行的事项，批转、转发公文。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重

要情况。提示：

“关于 XXX 情况的通报”视通报内容可不写主送

机关。

用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

用于向上级机关请求指示、批准。严禁用 “报告”

代替 “请示”。分公司涉及借款、薪酬、管理费等事项，上报公

司时必须附上分公司领导班子会决议。分公司上报公司的请示、

报告，必须是 PDF 格式的红头盖章扫描件。

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用于向上级机关汇报工作、反映情况， 以及回复上

级机关的询问。多使用“关于 XXX 情况的报告”。

用于答复下级机关请示事项。

用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、

请求批准和答复审批事项。对外发函必须注明联系人、职务、电

话。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和

人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。提示：

“关于

对 XXX 进行表彰的决定”不写主送机关。

用于会议讨论通过的重大决策事项结论，一事项一

决议。

用于记载会议主要情况和议定事项。

根据事项内容，确定使用的公文文种。

根据公文内容和主题确定标题。一般由发文机关、

主要内容（事由） 、公文种类三要素组成。除法规、规章名称加

书名号外，标题一般不用标点符号。 比如顿号可用 1 个空格键代

替。

即发文字号， 由发文机关代字、发文年份和文件顺

序号三个部分组成。年份使用公元纪年，用阿拉伯数字标注，年

份括号必须使用六角括弧 “〔 〕”。 例如： 桂建集团二安办字

〔2021〕 1 号。几个单位联合行文，只标注主办单位发文字号。用

文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。各

单位可参照公司《关于重新规范公司公文发文字号的通知》 （桂

建集团二安办字〔2021〕 13 号） ，制定本单位文号使用规范。

上行文还要在文号偏右位置标注签发人， “签发人”字体为

三号仿宋_GB2312 不加粗，签发人的姓名字体为三号楷体_GB2312

不加粗。

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指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答

复责任的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。一般写在

正文之前，标题（文号） 之下，顶行写（主送机关名称前不空格）。

是公文的主体，叙述公文的具体内容，传达发文机

关意图事项，在主送机关之后另起一行空两格书写，一般可分为

开头、中段、结尾三个部分，不同文种正文结构略有差别。

（ 1）开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的

目的或结论。如是复文，要引述来文日期、单位、标题和文号。

（ 2）中段是公文主体，根据办文的目的、国家的有关政策，

将情况、问题、要求阐述清楚。 内容较多的，可依次表述，或分

段写，或用序数表明项目。

（ 3）结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。

结尾用语要按照行文关系，妥贴得体。上行文可用 “妥（ 当） 否，

请批示。 ”“如无不妥，请批转。”“特此报告。”等； 平行文

可用“专此函复。”“此复。”“特此函致。”等； 下行文可用

“特此通知。”“请遵照执行。”“请结合实际，认真贯彻落实。”

等。

指附属于正文的文字材料或表格等，是某些公文的

重要组成部分。附件不是每份公文都有，而是根据需要一般作为

正文的补充说明或参考材料。应在正文之后、落款之前，注明附

件的名称和件数。 附件名称过长需回行的，第二行首字要与第一

行附件名称首字对齐。

即发文机关，写在正文下面偏右, 与正文保留适当

空行（通常与正文中间空 2 行） ，以便盖章。发文机关要写明全

称。

注明发文日期，位于公文的末尾、发文机关的下面

并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，用阿拉伯数

字编写。一般以领导最后签发的日期为准； 经会议讨论通过的决

议、决定等以会议通过的日期为准。

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上行文一般要在发文日期下行注明联系方式， 空

两个格写，加圆括号，包括联系人姓名、职务、电话。

指除主送机关外需要执行或者知晓公文 内

容的其他上级、下级和无隶属机关，应当使用机关全称、规范 化简

称或者同类型机关统称。抄送机关名称前加“抄送”, 后标 全角冒

号，名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够 用二行，

二行与冒号后对齐。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章， 并

与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可 以不

加盖印章。

按公文格式标注页数顺序号。一般用 4 号半角宋体 阿

拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一 字线

。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页 码。公

文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

按照《党政机关公文格式》 国家标准执行。文稿排 版

要整齐美观，公司总部印发的文件通常将页边距设置为上下左 右各

2.5cm，可根据文稿内容适当调整。

公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公 文

用纸幅面，根据实际需要确定。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行

文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

向上级机关行文，应当遵循以下规则：

原则上主送一个上级机关，可根据需要同时抄送相关上 级

机关和同级机关，不抄送下级机关。

对下级机关所报送的请示事项，如需以本机关名义向上 级

机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文直接转报上 级机

关。

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请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带 请

示事项。

除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义 向

上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机 关报

送公文。

受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另 一

个上级机关。

向下级机关行文，应当遵循以下规则：

主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当 同

时抄送发文机关的直接上级机关。

涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致 的

，不得向下行文； 擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者

撤销。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该 下

级机关的另一个上级机关。

单位内设机构除办公室外不得对外正式行文。